대표자가 꼭 알아야 할 ‘사내 시스템화’ 기본 개념과 툴 추천

어제는 직원이 늘어남에 따라 어떠한 조직 설계 전략을 짜야하는지 알아봤는데요!

시스템화를 시키는 것이 중요하다고 강조를 많이 했었죠?

직원이 3명, 5명, 10명으로 늘어갈수록 대표는 점점 바빠질 수밖에 없어요.

관리하고, 업무보고, 거래처 만나고.. 할 일이 늘어남에 따라 어깨도 무거워지겠죠.

하지만 진짜 문제는 대표가 빠지면 회사가 멈춘다는 것인데요, 이럴 때 필요한 것이 바로 ‘사내 시스템화’입니다.

일하는 방식, 기록, 의사결정, 인수인계가 자동으로 돌아가는 구조. 그게 바로 시스템화의 핵심이랍니다.

오늘은 대표자가 반드시 알아야 할 사내 시스템화의 개념과 적용법, 실전 툴을 알려드릴게요!

사내 시스템화에 대한 모든 것

사내 시스템화란, 반복되는 업무, 의사결정, 보고, 협업 등을 사람이 아닌 ‘구조’로 자동화하거나 매뉴얼화하는 것을 말해요.

시스템화의 목적은 대표가 없어도 조직이 돌아가게 하는 것이랍니다.

시스템화의 구성요소 중 가장 핵심. 중요한 요소만 몇 가지 뽑아 설명드릴게요.

아래의 체크리스트에 포함이 된다면, 시스템화가 필요하다는 신호입니다.

하나하나가 중요한 업무적 영향을 끼치기 때문에, 단 하나만 포함되더라도 잘 생각해보셔야 해요.

이 문제들은 사람의 문제가 아니라, 구조의 문제일 확률이 크기 때문이죠.

✅ 같은 질문을 3번 이상 받는다.

✅ 대표가 없으면 업무가 붕 뜨거나 멈춘다.

✅ 이전 담당자가 나가면서 업무가 끊겼다.

✅ 누가 무슨 일을 하는지 잘 모르겠다.

✅ 회의는 많은데 어떤 내용으로 회의했는지 정리가 잘 되지 않는다.

시스템화를 시켜야겠다! 다짐하셨다면, 어떤 툴로 시작하실 건지 정해야겠죠?

많은 툴 중에 어떤 걸 써야 할지 고민이 되실 것 같아서 몇 가지 추려봤어요.

당연히 이 툴 말고도 좋은 툴이 많기 때문에, 이것저것 써보시고 각자의 기업 환경에 맞는 툴을 골라보세요!
(툴 자체보다 중요한 건 활용 기준과 프로세스에 대해 잘 정리하는 것입니다.)

그럼 시스템화로 바뀌어가는 로드맵을 짜볼까요?

주로 10인 이하의 사업장에 적용되는 로드맵이라는 점만 참고해 주세요 :)

대표 1인의 역량으로 굴러가는 회사는 확장에 한계가 있습니다.

시스템화가 처음엔 어렵겠지만, 정착되면 대표가 자유로워지고 조직은 강해진답니다.

지금부터라도 시스템 구조를 체계화하여 일하는 방식을 준비해 보시는 건 어떨까요?

사내 시스템화는 선택이 아닌, ‘지속 가능성’을 위한 필수 전략이랍니다.

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