대표는 회의하지 마세요 – 일머리 있는 회의 설계법

오늘은 하루 절반 이상을 회의로 보내는 대표님들을 위한 글인데요 :)

회의가 끝나고 나면 넘치는 업무에 “이제 뭘 해야 하지?” 하고 멍해진 적 없으신가요?

회의가 많은 조직일수록 결정은 미뤄지고, 실행은 멈추고, 결국 대표는 피곤해지고 조직은 제자리만 맴돌게 됩니다.

이번 글에서는 대표가 직접 회의하지 않아도 조직이 자율적으로 움직이도록 만드는 일머리 있는 회의 설계법을 알려드릴게요.

 

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1. 대표가 매번 회의에 참석하는 게 왜 비효율적인가?

대표가 없다고 활발하게 회의가 열리지 않는다는 것은 모든 결정이 대표 손을 거쳐야 움직인다는 의미가 됩니다.

그렇다면 대표의 피드백만 기다리며 직원들은 무한정 대기상태가 될 것이고,

회의가 진행되고 있는 동안엔 업무 정지가 되기 때문에 굉장히 비효율적이랍니다.

결국 회의가 계속되면 대표는 점점 피곤해지고, 조직은 스스로 굴러가지 못하는 구조가 됩니다.

 

 

2. 회의의 목적

많은 회의가 막연하게 소통하자, ~에 대해 이야기해 보자 라는 의도로 열리기도 하는데요.

하지만 진짜 회의는 목적이 분명해야 효율적으로 잘 진행된다는 것, 알고 계시죠? :)

예시로 회의 유형과 목적에 대해 간단히 정리해 볼까요?

회의 유형	목적	예시
정기 회의	진행 상황 공유, 병목 제거	주간 팀 회의, 월간 리뷰
전략 회의	방향 설정, 우선순위 조정	분기 목표 회의, 신규 프로젝트 방향 논의
실행 회의	업무 조율, 리소스 분배	론칭 일정, 캠페인 실행 플랜
피드백 회의	문제점 도출, 개선 논의	사용자 후기 리뷰, 실패 요인 분석
브레인스토밍	아이디어 도출	신제품 기획, 마케팅 캠페인 구상

 

결론적으로 이 회의는 어떤 결정을 위해 열리는가에 대해 한 줄로 정의하지 못한다면, 차라리 다른 업무를 보는 게 훨씬 나을 수도 있습니다.

 

 

3. 대표가 빠져도 잘 돌아가는 회의, 이렇게 설계합니다.

(1) 회의 전에 의제부터 정리하기

담당자 또는 팀장이 회의 주제, 논의 목표, 필요한 자료를 정리해 주세요.

그 뒤 Notion, Google Docs 등 협업툴에 사전 업로드를 해주세요.
(회의에 대해 기록하고 정리하기 위해서요!)

주의할 점은 참석자에게 미리 공유해 회의 전에 참석자들의 시간 확보를 해주셔야 해요.
(회의 준비뿐 아니라, 회의 시간에 업무를 비워둬야 하기 때문이죠.)

 

(2) 회의 중엔 대표보다는 직원들이!

대표는 질문을 던지고, 팀원들이 논리로 설명하게끔 유도해 보세요.

결정은 팀에게 맡기고, 대표는 기준이나 방향만 제시해 주는 것이 가장 좋답니다.

모든 안건을 대표가 정리하거나 답변하려는 습관에서 탈피하셔야 해요!

 

(3) 회의 후에는 실행 중심으로

회의 내용 요약은 업무 누락 방지를 위해 담당자가 기록하고 바로 공유해 주세요.

또한 실행 항목은 담당자, 일정, 후속 조치까지 문서화해 주셔야 확인이 편하실 거예요.

이후 다음 회의에서 ‘논의 결과 → 실행 → 결과 공유’ 루틴 반복해 주시면 조금씩 자리가 잡혀나간답니다.

 

 

4. 대표자와 조직원 중심의 회의 구분

대표자 중심의 회의	조직원 중심의 회의
방향성, 전략 결정 회의	업무 진행 상황 공유
주요 파트너사 협의	내부 피드백 리뷰
신규 사업/조직 구조 설계	캠페인 회의, 일정 조율 등

 

위 표에 정리해 둔 것처럼 전략은 대표가, 실행은 조직이 책임지는 구조를 만들어보세요.

그래야 대표자가 쓸 수 있는 시간이 확보되고, 조직은 자율적으로 움직이는 것에 익숙해진답니다.

 

 

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회의는 소통을 위한 자리가 아니라 결정을 위한 자리입니다.

대표가 빠져야 조직이 움직이고, 대표가 말하지 않아야 팀이 고민합니다.

지금 우리 조직의 회의는 정말 일을 전진시키고 있는가를 다시 점검해 보세요.

그 작은 변화가 대표의 시간, 팀의 실행력을 완전히 바꿔줄 수 있습니다.